Overheidsinformatie moet vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig zijn. Daarnaast moet informatie die vernietigd moet worden, ook daadwerkelijk worden verwijderd uit de systemen en de opslag. In de huidige digitale informatiehuishouding hebben vrijwel alle medewerkers in de organisatie een rol in het opslaan en bewaren van informatie. Dat vraagt om een grotere betrokkenheid, bewustwording en verantwoordelijkheid van alle medewerkers.
Archiveren vereist dat de werkprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen daarop worden ingericht. Dat moet zodanig worden gedaan dat de archiefwaardige informatie die voortkomt uit de werkprocessen duurzaam toegankelijk is. De maatregelen die daarvoor nodig zijn, bepaal je het beste op het moment dat de werkprocessen worden ingericht en de bijbehorende informatiesystemen worden ingekocht of worden aangepast.
Beoogd resultaat 2021 | Status | Toelichting | |
|---|---|---|---|
De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie is verbeterd, concreet: metadata, ordening en overzicht zijn structureel verbeterd; het strategisch informatiebeheer overleg (SIO) is verder verankerd in het provinciaal informatiebeleid; de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn geactualiseerd; het proces voor rechtmatige vernietiging van dossiers is weer in werking; de periodieke ‘hotspotmonitor’ is in werking gezet. |
| Er is een generiek metadata schema op basis van nationale standaarden en normen vastgesteld. Het metadata schema is toegepast op SharePoint-sites en in het nieuwe archiveringssysteem. In het SIO hebben we vooral geïnvesteerd in de verbetering van de informatiehuishouding op de werkvloer. In overleg met het SIO is de vernieuwing van de huidige Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer naar 2023 verschoven, om deze in lijn te kunnen brengen met de vernieuwde Archiefwet. Het proces van archiefvernietiging was al voor 2021 vastgesteld, maar moet eind 2021 nog wel in de taakuitvoering worden ingebed. De uitvoering hiervan is door personeelstekort nog niet op orde. Door personeelstekort is er nog geen hotspotmonitor opgesteld. Wel hebben we geparticipeerd in de werkgroep 'Hotspot corona-maatregelen' met onder andere gemeente Utrecht, VRU, GGDrU en Het Utrechts Archief. | |
De directe relatie van actieve openbaarheid met informatiebeheer is gerealiseerd en bestendigd. |
| De Wet open overheid is eind 2021 vastgesteld. Het onderdeel ‘verplicht actief openbaar maken’ zal pas na 2022 van kracht worden. Ter voorbereiding hebben we deelgenomen aan interprovinciale werkgroepen om de Woo te implementeren. Daarnaast hebben we een interne impactanalyse uitgevoerd om te bepalen hoe ver we nu al zijn met het actief publiceren van 'Woo-documenten' en wat we aanvullend moeten doen om op 100% te komen. | |
Het overbrengen en de toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoen aan de wettelijke vereisten. |
| Het archief van de commissaris van de Koningin 1985-1997 is gereed gemaakt voor overbrenging naar Het Utrechts Archief. De definitieve afronding hiervan wacht nog op een advies van de algemene rijksarchivaris (Nationaal Archief) over beperkingen op de openbaarheid. | |
De aansluiting op het e-Depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is gereed voor gebruik. Het eerste digitale archiefbestand van de provincie is overgebracht naar de provinciale archiefbewaarplaats. |
| De minister van OCW heeft aangekondigd dat decentrale overheden vanaf 2024 geen gebruik meer kunnen maken van de centrale e-depotvoorziening van het Nationaal Archief. Het Utrechts Archief, de archiefbewaarplaats van de provincie, maakt momenteel van die voorziening gebruik. Overbrengen naar die e-depotvoorziening is daarom stopgezet. We hebben in bestuurlijk overleg met Het Utrechts Archief en de gemeente Utrecht gekeken naar hoe we nu verder moeten. Op basis van goede afspraken met de gemeente en Het Utrechts Archief wordt gewerkt aan de aanbesteding van een eigen e-Depot en de inrichting van een zelfstandige beheerorganisatie. Dit gaat in de komende jaren zijn beslag krijgen. | |
