Inleiding
Op verzoek van het College van Gedeputeerde Staten en in lijn met het coalitieakkoord is een monitor actiemanagement (verder “monitor”) ontwikkeld. Doel van de monitor is om de acties die worden afgesproken naar aanleiding van rapporten van onder andere de accountant en de Randstedelijke Rekenkamer (RR) te monitoren en hiermee te sturen op de voortgang van de acties. Deze rapportage wordt twee keer per jaar opgesteld (laatste keer: Programmabegroting 2022 <PS2021PS12>/Bijlage 7).
In deze rapportage melden wij u de stand van zaken per einde februari 2022 in relatie tot de programmabegroting 2022 (B2022).
Totaalbeeld
Er zijn momenteel 364 (B2022: 313) aanbevelingen die gevolgd worden. Daarvan zijn er 125 lopend (34%) en inmiddels 219 (B2022: 177) aanbevelingen (60%) afgerond. Dit betekent dat naar aanleiding van de aanbevelingen acties zijn geformuleerd die inmiddels afgerond zijn. Bij 20 aanbevelingen hebben we geconcludeerd dat de aanbeveling al eerder was geformuleerd of bij nader inzien niet werkbaar was. Van de 363 acties die geformuleerd zijn (B2022: 309) lopen er momenteel nog 125 (B2022: 181). We hebben nu 221 acties (B2022: 181) afgerond.
Er zijn momenteel 20 rapporten (B2022: 16) die gevolgd worden via de monitor. De stijging van het aantal rapporten dat we in scope hebben komt enerzijds doordat er het rapport van de accountant (de Managementletter uit 2021) is opgenomen in de monitor. Verder zijn een drietal nieuwe rapporten van de Randstedelijke Rekenkamer opgenomen, het onderzoek naar de VRT, concessieverlening en drinkwaterbronnen. Het rapport over de opvolging van de onderzoeken uit 2018 (zie punt 17) zal gearchiveerd worden en een aantal rapporten zullen, nadat Provinciale Staten kennis hebben genomen van de wijze waarop de aanbevelingen zijn afgehandeld, ook worden gearchiveerd. Een memo met daarin een procesvoorstel over de wijze van informeren en rapporteren zal aan u worden voorgelegd.
Hieronder een overzicht van de status van de acties per onderzoek, gegroepeerd op onderzoeker (accountant, Randstedelijke Rekenkamer, overige onderzoekers).
Rapporten van accountants
- Accountantsverslag EY (2017);
Van de 69 acties lopen er momenteel nog 4 acties die meer ingewikkeld van aard waren en die in meerdere overkoepelende processen goed ingebed dienen te worden. De koppeling van de nieuwe contractenadministratie aan het financieel systeem is daar één van, daarnaast worden voor kwetsbare functies extra screeningsmaatregelen getroffen en tenslotte wordt er een nieuw controllerstatuut opgesteld nu het concernplan door het Concernmanagementteam vastgesteld is. We hebben in de afgelopen periode 5 acties op voltooid gezet, want er stonden er bij de begroting 2022 nog 9 open.
- Managementletter PWC (2018 en 2019);
Van de 48 acties lopen er momenteel nog 8 acties. Dit waren er 11 (B2022). De meeste van deze acties hebben te maken met onze IT-omgeving en ons financieel systeem. De nieuwe (kwartiermaker) CIO Officer zal de sturing op informatie en automatisering verder oppakken en sturing op IT verder ter hand nemen.
- Accountantsverslag PWC (2018 en 2019);
Van de 30 acties lopen er momenteel nog 5 acties (B2022: 6). Van een aantal acties zal bij de jaarrekening 2021 opvolging worden gegeven (extra toelichting op bepaalde posten). Een enkele aanbeveling nemen we mee in de aanbesteding en implementatie van ons nieuwe financiële systeem.
- Managementletter PWC (2020);
Van de 33 acties lopen er momenteel nog 13 acties (B2022: 19). Een paar lopende acties hebben te maken met de IT-omgeving, de Governance, en zitten in het verlengde van de aanbevelingen in de managementletter 2018/9. Andere punten worden meegenomen met de nieuwe nota investeren die in Q2-2022 ter vaststelling door Provinciale Staten zal worden voorgelegd.
- Accountantsverslag PWC (2020);
Van de 39 acties lopen er nog 32 (B2022: 33). Ten aanzien van alle acties zijn inmiddels zaken in gang gezet waarvan het overgrote deel in 2022 zullen worden afgewikkeld. Deel van de acties zijn meegenomen bij het proces rond de jaarrekening, waarbij we afwachten of onze gekozen aanpak en oplossing door de accountant ook wordt onderschreven. Andere acties nemen we mee in de nota investeren en de daarop aan te passen handboek projectmanagement.
- Managementletter PWC (2021);
Van de 22 acties lopen er nog 19. Deze zijn allemaal toebedeeld aan de verantwoordelijk manager en er zijn afspraken gemaakt over wat de actie moet opleveren en wanneer het klaar moet zijn.
Rapporten van de Randstedelijke Rekenkamer
- Dolderseweg (2018);
Van de 6 acties die zijn geformuleerd staan er nog 4 (deels) open (B2022: 5). Deze acties zullen in de loop van 2022 worden afgewikkeld. Provinciale Staten zullen met een Statenbrief in 2022 inhoudelijk worden geïnformeerd over de acties die uiteindelijk in gang zijn gezet naar aanleiding van dit rapport.
- Uithoflijn (2018);
Van de 12 acties die zijn geformuleerd staan er nog 5 open (B2022: 6). Veel acties zullen in de loop van 2022 worden afgewikkeld met de vaststelling van de nota investeren door Provinciale Staten en de aanpassingen van het projectmanagement handboek.
- Economic Board Utrecht (2018);
Van de 5 acties staat er nog 1 actie open (B2022: 4). Die acties konden worden vastgesteld met de komst van de ROM en de overdracht van taken van de EBU. De laatste actie zal in 2022 worden afgerond.
- Energietransitie (2018);
Van de 10 acties zijn inmiddels alle acties afgerond (B2022: 2). Provinciale Staten worden in 2022 inhoudelijk geinformeerd over de acties die in gang zijn gezet naar aanleiding van dit rapport. Aangezien er ook een aanbeveling gericht was richting Provinciale Staten, die worden inmiddels ook gevolgd via de monitor, is deze toegevoegd en zijn het uiteindelijk 11 acties geworden.
- Garanties en Leningen (2018);
Van de 7 acties zijn inmiddels alle acties afgerond (B2022: 7). Provinciale Staten zullen met een Statenbrief in 2022 inhoudelijk worden geïnformeerd over de acties die uiteindelijk in gang zijn gezet naar aanleiding van dit rapport.
- Restauratie Rijksmonumenten (2018);
Van de 6 acties zijn inmiddels alle 6 acties afgerond (B2022: 5). Provinciale Staten zullen met een Statenbrief in 2022 inhoudelijk worden geïnformeerd over de acties die uiteindelijk in gang zijn gezet naar aanleiding van dit rapport.
- Bouwen aan Regie (2019);
Van de 12 acties lopen er momenteel geen meer (B2022: 7). Provinciale Staten zullen met een Statenbrief in 2022 inhoudelijk worden geïnformeerd over de acties die uiteindelijk in gang zijn gezet naar aanleiding van dit rapport.
- Opvolging aanbevelingen onderzoeken 2017 (2020);
De RR heeft in dit rapport geen aanbevelingen gedaan. Wel is gemeld dat niet alle rekenkamer rapporten in het actiemanagement zijn opgenomen. Dit is inmiddels gebeurd. Deze rapportage zal de status ‘gearchiveerd’ krijgen.
- Drinkwaterbronnen (2020);
Van de 7 acties zijn nog alle acties lopend. Provinciale Staten zullen met een Statenbrief in het najaar worden geïnformeerd over de stand van zaken van deze acties.
- Concessieverlening (2021);
Van de 11 acties zijn nog alle acties lopend. In de bestuurlijke reactie op het rapport is uitgebreid ingegaan op de wijze waarop we de aanbevelingen zullen oppakken. Vrijwel alle acties worden verwerkt bij de nieuwe concessieverlening.
- Opvolging aanbevelingen onderzoeken 2018 (2020);
Er is 1 actie in gang gezet, namelijk dat alle aanbevelingen (en acties) van onderzoeken van de RR in de monitor opgenomen dienen te worden. Dit gebeurt inmiddels. Daarmee kan dit rapport de status ‘gearchiveerd’ krijgen.
- VRT (2021);
Er zijn, naar aanleiding van de 11 aanbevelingen 11 acties geformuleerd die nog verder uitgewerkt moeten worden.
Rapporten van overige onderzoekers
- Integis
Van de 20 acties die naar aanleiding van het rapport zijn geformuleerd, lopen er nog 4 (B2022: 4). Deze acties zullen naar verwachting in de eerste helft van 2022 worden afgerond. Provinciale Staten zullen met een Statenbrief in 2022 inhoudelijk worden geïnformeerd over de acties die uiteindelijk in gang zijn gezet naar aanleiding van dit rapport.
- Beleidsaudit mobiliteit
Van de 17 acties lopen er momenteel nog 2 (B2022: 2). Met de vaststelling van de nota investeren en de verkenning naar een toekomstbestendige tramorganisatie zullen ook deze 2 laatste acties kunnen worden afgewikkeld. Provinciale Staten zullen met een Statenbrief in 2022 inhoudelijk worden geïnformeerd over de acties die uiteindelijk in gang zijn gezet naar aanleiding van dit rapport.