4.6 Verschillenanalyse

• Overschrijding binnen beleidsdoel 10.1.1 uitvoeren programma‘Versterken financiële functie’ en per kwartaal informeren Provinciale Staten over de voortgang.

 Het betreft hier de projectkosten van BV Beter, de bedrijfsvoeringsbrede onderwerpen. Te denken valt hierbij aan Financiën, Functioneel Beheer SAP, team AO/IC, aanbesteding Financieel Informatie Systeem en de door Improven uitgevoerde assessment binnen BDV. De dekking vindt plaats binnen de daarvoor beschikbare budgetten vanuit 10.2.1 tijdig starten en afronden P&C-producten voor een bedrag EUR 1.1 mln.  

• Overschrijding binnen beleidsdoel 10.1.3 Opstellen en daarna uitvoeren van programma “Versterken subsidieloket’

Om de achterstanden in de subsidieverlening weg te werken en alle nieuwe regelingen op tijd en kwalitatief juist af te handelen is er meer personeel ingehuurd. Het betreft hier een incidenteel nadeel van EUR 0,2 mln. Daarnaast werd verwacht dat de SAAS-dienst geactiveerd kon worden, dit betreffen echter lasten. Het gaat hierbij om een bedrag van EUR 0,1 mln.

• Overschrijding binnen beleidsdoel 10.1.5 versterken informatiebeveiliging en privacybescherming.

Dit betreft extra werkzaamheden en onderzoeken voor informatiebeveiliging en privacybescherming.

• Voordeel binnen beleidsdoel 10.1.6 De provincie is digitaal goed toegerust en flexibel.

EUR 0,8 mln aan ICT projecten liepen vertraging op door Corona of liepen anders dan gepland. Het project ‘het overbrengen van het papieren archief naar het ‘Het Utrechts Archief (HUA)’; EUR 0,2 mln. In 2022 krijgt dit project een doorstart. Er zijn minder fysieke poststukken verstuurd, minder geprint en gescand op locatie, EUR 0,2 mln.

Aantal lopende contracten zijn bijgesteld of beëindigd. Dit leverde een besparing op van EUR 0,3 mln. Het doorschuiven van strippenkaarten (consultancy) naar 2022 voor EUR 0,2 mln

• Overschrijding binnen Beleidsdoel 10.1.9 Administratief meerjarendoel: stelpost balans en begroting.

In de primitieve begroting is een stelpost van EUR 1,7 mln. opgenomen voor een verwachte onderbesteding op materiële budgetten in 2021 (stelpost -2% vertragingsfactor). Deze stelpost valt nu vrij hetgeen resulteert in een nadelig effect.

• Overige verschillen < 100.000 euro    

• EUR 0,9 mln voordelig binnen beleidsdoel 10.2.1 tijdig starten en afronden P&C-producten. Dit betreft een stelpost van  EUR 15k per fte. De bijdrage betreft het overheadsdeel personeel en is ter dekking van diverse personele kosten. Dit voordeel wordt ingezet voor beleidsdoel 10.1.1 uitvoeren programma‘Versterken financiële functie’ en per kwartaal informeren Provinciale Staten over de voortgang voor het programma van BVBeter.

• EUR 0,3 mln voordelig binnen beleidsdoel 10.2.2 versterken HRM-functie en blijvend ontwikkelen inclusieve organisatie en medewerkers. Van het beschikbaar persoonlijk ontwikkelbudget (POB), is slechts een deel besteed. Medewerkers hebben conform CAO tot vijf jaar echt om gebruik te maken van dit budget. Met name door de Corona pandemie zijn opleidingen vertraagd of hebben geen doorgang gevonden.

• Nadeel binnen beleidsdoel 10.2.3 Versterken en versnellen digitalisering bedrijfsprocessen.

Er werd in de begroting verwacht dat SAAS-diensten geactiveerd konden worden, dit mag echter niet vanuit verslaggevingsregels, derhalve zijn deze kosten als last verantwoord.

• Voordeel binnen Beleidsdoel 10.2.4 Goede huisvesting en verduurzamen eigen vastgoed.

Over de gehele linie is een afname zichtbaar in de facilitaire dienstverlening mede veroorzaakt door Corona maatregelen zoals thuiswerken. Daarnaast was er sprake van een onderbezetting binnen het team. In de loop van het jaar is een teamleider Facilitair ad interim gestart  om zodoende slagkracht te creëren voor het team. De forse onderbesteding is niet tijdig gesignaleerd. Het komend jaar zal hier (weer) scherp op worden gelet.

• Beleidsdoel 10.3.1 Inwoners en bedrijven zijn beter geïnformeerd over beleidsvoornemens, concrete plannen en projecten en hebben meer mogelijkheid tot beïnvloeding van beleid en projecten.

Onderbesteding wordt grotendeels verklaard doordat er een te hoge verplichting was opgenomen voor huis-aan-huis bladen. Er was uitgegaan van 12 maandelijkse perioden, maar uiteindelijk zijn er maar 10 in rekening gebracht.

• Overige verschillen < 100.000 euro

• EUR 0,2 mln voordelig binnen beleidsdoel 10.4.1 Uitvoeren van concerncontrol waaronder onder andere adviseur van de Financiële auditcommissie. Niet alle vacatures zijn het hele jaar ingevuld. Ook zijn een aantal onderzoeken in eigen beheer gedaan in plaats van uitbesteed. Verder kon de geplande DigiD audit geen doorgang vinden omdat het provinciale DigiD proces nog niet voldeed aan de eisen. Ook is er minder aanspraak gemaakt op het budget beschikbaar om AO/IC te ondersteunen.  Daarnaast wordt er altijd budget beschikbaar gehouden voor het uitvoeren van extra onderzoeken, die bijvoorbeeld om politiek-estuurlijke redenen opportuun worden.

• Overige verschillen < 100.000 euro

• Overige verschillen < 100.000 euro

• EUR 0,4 mln voordeel op de baten binnen beleidsdoel 10.2.3 Versterken en versnellen digitalisering bedrijfsprocessen. Dit zijn baten ontvangen voor het project Wasstraat. Voor dit project is er totaal EUR 467k aan kosten gerealiseerd. De uitgaven voor dit project treffen we aan bij de lasten.

• EUR 0,1 mln voordeel op de baten binnen beleidsdoel 10.2.4 Goede huisvesting en verduurzamen eigen vastgoed. Dit betreft de teruggave inzake minder verbruik aan energie voor 2021. Dit komt mede door de coronapandemie en het thuiswerken.

• Overige verschillen < 100.000 euro

• Overige verschillen < 100.000 euro

• Overige verschillen < 100.000 euro