In 2020 is twee jaar achterstand in de verschillende planning en control producten weggewerkt. Het jaar 2021 is gebruikt om weer op de normale planning te komen. Alle producten zijn volgens planning opgeleverd aan de staten. We komen met elkaar meer in een gezonde routine van de planning en control cyclus. Hierdoor is er ruimte om verbeteringen door te voeren.
Leesbaarheid producten
De verkorte Voorjaarsrapportage, de Zomernota en de Slotwijziging waren in 2021 de drie tussentijdse rapportages waarmee we verantwoording hebben afgelegd over de voortgang van onze activiteiten. Deze jaarverantwoording is de finale verantwoording over het gehele jaar 2021. In al deze producten zijn kwaliteitsslagen gemaakt op het gebied van leesbaarheid, kwaliteit van de informatie en de aantrekkelijkheid. De schrijvers zijn geholpen door schrijftrainingen, de inzet van een schrijfcoach en een centrale redactie. Door het toepassen van infographics, beelden en filmpjes zijn de producten beter leesbaar en aantrekkelijker gemaakt.
Versterken Financiële Functie
Het programma “Versterken Financiële Functie” is afgerond en heeft een groot aandeel geleverd aan de verbeterslag. De resultaten zijn geïmplementeerd in de financiële kolom en geborgd in de organisatie. Door het maandelijks afsluiten van de financiële administratie en de periodieke controle van de balansposten is de kwaliteit en betrouwbaarheid van de administratie verbeterd. Verder is dit jaar veel aandacht besteed aan het doorvoeren van verbeteringen en het inregelen van functiescheidingen in het financiële systeem.
Wat kan beter
Verbetering is nog te behalen op het beter prognosticeren van de uitgaven en tussentijds monitoren van de voortgang. Door verschillende oorzaken blijft het lastig om gedurende het jaar grip te krijgen op de doelrealisatie. In de organisatie zal in de komende jaren veel aandacht besteed worden om het ramingsproces te verbeteren. Dit gebeurt enerzijds door een verbeterde administratie, scherpere rapportages en meer financieel bewustzijn. Het vraagt echter ook om een cultuurverandering, waarbij we elkaar kritisch durven en kunnen ondervragen over het realiteitsgehalte van de planningen, de risico’s en kansen bij die planning en gehanteerde voorzichtigheid in de gevraagde budgetten. De interactie tussen teamleiders, CMT leden, financial- en business controllers kan op dit punt nog verbeteren.
Om de wendbaarheid in de begroting te verhogen wordt een kwaliteitsverbetering doorgevoerd in de P&C-cyclus. De prognose wordt in de nieuwe cyclus twee eer in plaats van een keer per jaar geactualiseerd. De laatste actualisatie gebeurt op basis van de cijfers van januari tot en met augustus. Hierdoor kan het bijsturen van de begroting plaatsvinden op basis van de meest actuele inzichten.