Coronacrisis en onze manier van werken
De coronacrisis heeft grote impact op onze manieren van werken, de wijze waarop we resultaten behalen en dus ook op nieuwe organisatieprincipes en -vormen. Het afgelopen anderhalf jaar is ervaren dat de nieuwe situatie van het thuiswerken - naast nadelen - ook voordelen kent. Het is voor sommige werkzaamheden effectief, het scheelt reistijd en draagt door het mindere woon-werkverkeer bij aan het verkleinen van onze footprint. Richting de toekomst is het van belang deze voordelen zo veel mogelijk te behouden en tegelijkertijd de nadelen zo veel mogelijk te ondervangen. We ontwikkelen naar een hybride organisatie waarbij werk digitaal vanuit huis (of elders), met aanwezigheid op kantoor of in combinatie uitgevoerd kan worden. Die keuzevrijheid leidt tot een hogere persoonlijke productiviteit en een betere werk-privé balans voor medewerkers. En daarmee tot meer tevreden medewerkers en een hogere mate van doelenrealisatie. Daarbij is een aantal onderwerpen van hybride werken uitgesplitst in een integraal uitvoeringsprogramma om invulling te geven aan het hybride werken met daarbij de (financiële) consequenties. Zoals de ondersteuning van gezondheid (fysiek, mentaal, sociaal), duurzame mobiliteit en ook verschillende regelingen en vergoedingen.
Duurzame inzetbaarheid medewerkers
Er is ingezet op de versterking van de duurzame inzetbaarheid van al onze medewerkers. We willen dat zij hun talenten optimaal benutten en ontwikkelen. Een belangrijk initiatief hieromtrent is de start van strategische personeelsplanning in 2021. Veranderingen in de samenleving, op de arbeidsmarkt en ontwikkelingen als het omgevingsgericht werken vragen nu en in de toekomst soms andere vaardigheden en kennis van onze medewerkers. Strategische personeelsplanning maakt inzichtelijk wat onze toekomstige personele uitdagingen zijn. Op basis hiervan kunnen we bijvoorbeeld benodigde opleidingen verzorgen. Wij willen een lerende organisatie zijn. Per 1 januari 2021 is de Utrecht Academie van start gegaan. Een interne academie die een centrale rol vervult in het faciliteren en inspireren van het leren en ontwikkelen van onze medewerkers. Hierin hebben ook de opleidingstrajecten vanuit het programma informatieveiligheid, de Omgevingswet en de Digitaal slagvaardige medewerker een plek. De Utrecht Academie werkt vanuit een visie op Leren en Ontwikkelen, die in 2021 is bepaald. Er zijn via de Academie trainingen en cursussen aangeboden die voor alle doelgroepen relevant zijn. In het kader van investeren in medewerkers is dit jaar ook voor nieuwe medewerkers een introductieprogramma ontwikkeld en van start gegaan. Met dit programma worden nieuwe medewerkers bekend gemaakt met de provincie Utrecht en de vele processen en zaken waar men als ambtenaar bij de provincie weet van moet hebben. Voorbeelden zijn de gedragscode, integriteit en het schrijven van stukken voor het bestuur. Maar ook kennis van onze informatiesystemen en daaraan gekoppeld de informatieveiligheid en privacy. Naast deze ‘hardere’ kant, wordt met het introductieprogramma beoogd ook de aansluiting bij de organisatie mee te geven; gevoel bij de taken die we als provincie hebben en de cultuur die we voorstaan.
Traineeprogramma
De provinciale organisatie wil in haar personeelsbezetting een afspiegeling zijn van de samenleving. Daarom is in 2021 opnieuw een traineeprogramma gestart. Ook op die manier wordt er ruimte gegeven aan talent en
gewerkt aan verjonging van de organisatie. Er zijn 15 nieuwe trainees in september aan de slag gegaan. Het programma voorziet in begeleiding en opleiding, naast een juniorfunctie in de organisatie. Er wordt ook een half
jaar gewerkt op een andere plek binnen de provincie of bij een overheidssamenwerkingspartner. De 15 trainees van het vorige programma zijn grotendeels ingestroomd op functies binnen onze eigen organisatie. Daarnaast is een aantal initiatieven gestart om de impact op de arbeidsmarkt te vergroten. Denk daarbij aan bredere wervingscampagnes met video-content zoals testimonials en filmpjes, maatwerktrajecten, meer inzet op arbeidsmarktcommunicatie en het benutten van social media en jobmarketing/recruitment/search bureaus.
HRO ontwikkeltraject
In het laatste kwartaal van 2021 is gestart met een HRO ontwikkeltraject. Een traject dat het HRO team de kans biedt om HRO verder te ontwikkelen en te positioneren. Het doel van dit traject is om de organisatie nog beter en deskundiger met raad en daad terzijde te staan, toekomstgericht. Ons HR-beleid en -instrumentarium wordt aangepast om onder andere deze verandering te ondersteunen en wendbaar in te spelen veranderingen van de organisatie. In het kader van de ondersteuning van de ontwikkeling van nieuw beleid en instrumentarium is het ook belangrijk om meer data-onderbouwd te werken.
Nieuw geïntegreerd e-HRM systeem
In het kader van de ondersteuning van de ontwikkeling van nieuw beleid en instrumentarium is het ook belangrijk om meer datagedreven te werken. In 2020 heeft de selectie en implementatie van een nieuw e-HRM systeem plaatsgevonden om ons hierop door te ontwikkelen. Met AFAS hebben we een geïntegreerd e-HRM systeem. Dit betekent dat de registratie van personele, organisatorische gegevens en salarisverwerking plaatsvinden binnen AFAS. Dit heeft als voordeel dat er wordt bijgedragen aan verdere digitalisering, verbetering van gebruiksgemak en integratie van bedrijfsprocessen om de provinciale bedrijfsvoering efficiënter op orde te krijgen en te houden. We spreken vanaf januari 2022 niet meer van P-Portaal, maar van InSite. In InSite kunnen medewerkers, met ondersteuning van gedigitaliseerde processen, hun personele zaken regelen waarbij procesvereenvoudiging, standaardisering en uniformering van toepassing is. Januari 2022 is de eerste maand waarin salarissen, vergoedingen en toelagen via AFAS worden uitgekeerd.