In 2021 is verder doorgezet op vervanging en verbetering van onze digitale voorzieningen opdat wij digitaal goed toegerust zijn en plaats bewust en tijdsonafhankelijk ons werk kunnen doen. Vanwege de corona crisis heeft een aantal projecten vertraging opgelopen mede door afhankelijkheden bij externe partijen.
De digitale voorzieningen op onderstaande gebieden zijn in 2021 opgestart en (deels) afgerond::
- Verhogen informatiebeveiliging :
- Extra beveiligingslaag met separate (SMS) code naast gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot bepaalde cruciale systemen (autorisatie, Multi Factor Authenticatie).
- Aanbesteding van een generieke voorziening voor beveiligde email (versleuteld) en verzenden van grote bestanden. Ook deze voorziening wordt in 2022 ingevoerd.
- Digitaal beschikbaar stellen managementinformatie: Invoering van voorzieningen voor ontsluiting van data vanuit diverse bronnen en beschikbaarstelling door middel van een (intern en extern) dashboard aan de organisatie voor onder andere de P&C cyclus en de opgave energietransitie. De uitrol vind in 2022 plaats.
- Verbeteren digitaal samenwerken en dossiervorming (archivering):
- Invoering en gebruik van een nieuwe digitale samenwerkingsomgeving met als uitgangspunt: alle informatie, op één plek overzetten van ons digitaal archief naar de nieuwe samenwerkingsomgeving.
- Inzetten van een zoekmachine die het mogelijk maakt om nog beter onze provinciale informatie te vinden.
- Invoering van vertrouwelijkheid labels op onze samenwerkingsomgeving. De labels zorgen ervoor dat het duidelijk is wat het vertrouwelijkheidsniveau van een werkomgeving is en welk soort documenten je er mag opslaan. Op werkomgevingen waar geen vertrouwelijke gegevens worden opgeslagen, kunnen documenten eenvoudiger worden gedeeld met collega’s. Omgevingen waar vertrouwelijke gegevens staan, kunnen beter worden beveiligd zodat het risico op informatielekken wordt verkleind.
- Voorbereidingen op komst Wet open overheid (WOO): De Wet open overheid (Woo) is eind 2021 vastgesteld. Het onderdeel ‘verplicht actief openbaar maken’ zal pas na 2022 van kracht worden. Ter voorbereiding hierop is in 2021 met de gemeente Utrecht samen een pilot gestart om publicaties te kunnen anonimiseren (weglak software) in lijn met de privacywetgeving. In 2022 zal deze pilot worden geëvalueerd
- Digitaal ondertekenen/papierloos werken: Aanbesteding van een generieke voorziening voor het digitaal ondertekenen van stukken (authenticatie) en IBAN check. In 2022 worden deze functies doorgevoerd in de werkprocessen.
Veel is gebeurd, maar nog niet alles is in 2021 opgestart tot een afronding gekomen. Onder meer de
accountantsbevindingen ten aanzien van de IT-general controls worden in 2022 opgevolgd en afgerond, en er is behoefte aan meer grip op alle i-ontwikkelingen binnen de organisatie. Met andere woorden een duidelijke IT-governance en control.
Om in de behoefte te voorzien van meer slagkracht om de majeure opgaven op het terrein van onder meer informatieveiligheid en privacy, archivering (informatie beheer), data gedreven werken, digitalisering en portfoliomanagement tot een succes te maken, wordt toegewerkt naar een CIO met bijbehorend office. CIO staat voor Chief Information Officer en krijgt binnen de organisatie de hoogste verantwoordelijkheid op het gebied van IT. Het CIO-office zal ingebed worden binnen de organisatie en heeft als taak een betere verbinding tussen vraag (supply) en aanbod (demand) van informatie en – voorzieningen te verzorgen. Het is de taak van de CIO om de spanning tussen vraag en aanbod te signaleren en het CMT, op basis van de toepassing een aantal vastgestelde uitgangspunten, hierover te adviseren.