In 2021 is vanuit het verbetertraject Subsidies gewerkt aan het bouwen van het fundament voor subsidie uitvoering aan de hand van vier pijlers:
Beleid en structuur
Er is een nieuwe Algemene Subsidieverordening (AsvpU) opgesteld en er zijn beleidsregels opgesteld om het aanvragen en beoordelen van een subsidie te vereenvoudigen en de regelgeving te optimaliseren. De nieuwe AsvpU en beleidsregels zijn in Q1 2022 door PS behandeld.
Parallel aan het besluitvormingstraject is gestart met de implementatie van de nieuwe Algemene subsidieverordening, waarbij de lopende subsidieregelingen, aanvraagformulieren, beschikkingen, checklists en het controleprotocol (juridisch) worden getoetst.
Om de samenwerking met de beleidsdomeinen te verbeteren is er in samenwerking met programma BV Beter en de Omgevingswet een plan opgesteld waar in 2022 uitvoering aan gegeven gaat worden.
Systemen
Er is een systeem geselecteerd op basis van een fit-gap analyse wat het subsidie uitvoeringsproces gaat ondersteunen bij de uitvoering en monitoring van het proces. Het plan van aanpak is opgesteld en de implementatie is in samenwerking met programma BV Beter in december gestart. Ter voorbereiding is het huidige subsidieregistratie systeem geschoond. De doelstelling is om het nieuwe systeem voor de zomer van 2022 live te laten gaan.
De aanvraagformulieren voor subsidies zijn gedigitaliseerd. Voor exploitatiesubsidies zal in 2022 een digitaal aanvraagformulier opgeleverd worden.
Ten behoeve van de monitoring van het proces is een dashboard opgesteld en is de data registratie verrijkt zodat beter inzicht verkregen wordt in de voortgang van de aanvragen.
Processen
Voor de implementatie van het nieuwe systeem is gestart met het opnieuw inrichten van de processen met als doelen digitalisering van de aanvraag en het proces, versnellen van de doorlooptijd en verhogen van de kwaliteit. De digitale aanvraag biedt ook service richting de aanvrager.
De voorbereiding voor de BIBOB steekproef in het subsidie aanvraagproces is afgerond en geïmplementeerd per 1 januari 2022.
De systematiek voor de lastneming van project- of activiteitensubsidies zijn aangepast conform de nieuwe BBV regelgeving en er vindt een maandelijkse aansluiting plaats tussen het subsidieregistratie systeem en ons financiële systeem SAP.
Mensen
Om de achterstanden weg te werken, de grote piek aan aanvragen in Q4 op te kunnen vangen en het verandertraject te kunnen continueren is inzicht verkregen in de benodigde resources voor het komende half jaar en zijn tijdelijk extra resources ingezet.
Tot slot is er een werving voor interne medewerkers gestart om de kennis en continuïteit te kunnen borgen.