In 2020 is het verbeterprogramma Versterken Financiële Functie van start gegaan. Het doel van het programma was om een adequate en betrouwbare sturings- en verantwoordingscyclus te realiseren. In 2021 is gewerkt aan de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle, de financiële vastlegging, de werkprocessen, de kundigheid van mensen en de effectiviteit en functionaliteit van systemen. Dit alles om merkbaar het niveau van de financiële functie naar een hoger niveau te tillen. In de zomer van 2021 zijn het verbeterprogramma en de onderliggende projecten afgerond. De opvolging, het beheer en onderhoud van de opgeleverde producten/resultaten heeft het programmateam overgedragen aan de lijnorganisatie.
Inmiddels zijn twee VFF-ambassadeurs benoemd binnen de teams Financiën. Hun rol is om het gedachtengoed van het programma levend te houden, om te bewaken dat een ieder zich houdt aan gemaakte afspraken en werkwijzen, en te kijken of er vernieuwingen zijn opgepakt.
De verbeteringen als gevolg van VFF zijn merkbaar; als het bijvoorbeeld gaat om een tijdige P&C cyclus en verbeteringen in de inrichting van de administratie. In belangrijke mate het fundament. In de verdere doorontwikkeling van de financiële functie organisatie breed, blijft ingezet worden op de rol van de budgethouder (bewustwording belang om te sturen op financiën naast inhoud en proces en daarop eigenaarschap tonen), de ondersteuning van de budgethouder (een volledig, betrouwbaar en actueel inzicht in de financiën waarover periodiek afstemming plaats en doorlopend opleidingsaanbod via de Utrecht Academie) en ontwikkelingen op het terrein van de financiële functie (vergroten strategisch financieel vermogen met blik op de toekomst, opstellen van scenario-analyses en business cases en versterken van de ramingsfunctie). De voorliggende jaarrekening en dan in het bijzonder de afwijkingen ten opzichte van de bijgestelde begroting toont aan dat we hier nog hebben te verbeteren.
In navolging van de versterking van de financiële functie, is het programma BV Beter van start gegaan. BV Beter richt zich op de verbetering van de overige bedrijfsvoeringsfuncties, namelijk: facilitaire zaken, inkoop, juridische zaken, personeel & organisatie, secretariële ondersteuning & kwaliteitszorg en subsidieverlening. De verbetering van informatisering en automatisering (I-functie) wordt met uitvoering van de I-agenda en het inrichten van een CIO-office vorm gegeven.
Het programma BV Beter beoogt de diensten en producten die Bedrijfsvoering aan haar (interne) collegae levert te optimaliseren. Het programma werkt aan het realiseren van eenduidige processen en passende systemen, aan het aanscherpen van beleidskaders en een duidelijke rolverdeling en aan de ontwikkeling van passende competenties, houding en gedrag van medewerkers. Daarnaast wordt hierdoor gewerkt aan het creëren van een cultuur waarin ruimte is voor innoveren, ontwikkelen en verbeteren.
Het streven is om het programma in maart 2023 af te ronden en de verbeteringen te borgen in de organisatie. Het programma BV Beter kent dus een doorlooptijd van in totaal circa 1 ¾ jaar.